Na podstawie art. 129a i 170c ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.) oraz § 40 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:

§ 1

1. POL-on jest systemem informacji o szkolnictwie wyższym, w którym są gromadzone i przetwarzane dane dotyczące nauczycieli akademickich oraz studentów.
2. Koordynatorem systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim jest kierownik Działu Organizacyjnego
3. Koordynator, o którym mowa w ust. 2 tworzy konta dla użytkowników systemu w uczelni i nadzoruje terminowe przekazywanie danych do systemu.

§ 2

Niżej wymienione jednostki organizacyjne sporządzają sprawozdania w  systemie POL-on według kompetencji w następujących terminach:

1. Dział Kształcenia - z działalności uczelni w zakresie danych o liczbie studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych, wysokości opłat za usługi edukacyjne oraz minimum kadrowego, corocznie do 15 października,
2. Dział Zarządzania Kadrami - z działalności uczelni w zakresie wieloetatowości, corocznie do 15 października,
3. Biuro Współpracy z Zagranicą - z działalności uczelni w zakresie współpracy międzynarodowej, corocznie do 15 października,
4. Biuro Wymiany Zagranicznej Studentów - z działalności uczelni w zakresie współpracy międzynarodowej, corocznie do 15 października,
5. Biuro Rekrutacji - o liczbie kandydatów przyjętych na studia (EN1), corocznie do 5 października.

§ 3

W celu zrealizowania zadań, o których mowa w § 2 obowiązują następujące procedury i terminy:

1. Dziekanaty wydziałów przekazują corocznie do 30 września do Działu Kształcenia informacje dotyczące obsady kadrowej na poszczególnych kierunkach studiów w pliku Excel wraz z jego wydrukiem podpisanym przez Dziekana. Wzór pliku do wypełnienia stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia,
2. Wydziałowe Komisje Stypendialne corocznie do 7 listopada (stan na 30 października) oraz 7 marca (stan na 1 marca) przekazują do dziekanatów wydziałów informację na temat przyznanych studentom Uniwersytetu Gdańskiego formach pomocy materialnej. Informacje te wyznaczeni pracownicy dziekanatu niezwłocznie wprowadzają do systemu FAST.
3. Dziekani wydziałów corocznie do 8 listopada oraz do 8 kwietnia przekazują Rektorowi pisemne oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych do systemu FAST ze stanem faktycznym.

§ 4

Bieżący monitoring i aktualizacja danych w systemie POL-on są realizowane wg kompetencji przez:

1. Dział Kształcenia w zakresie informacji dotyczących uprawnień do prowadzenia kierunków studiów,
2. Biuro Rozwoju Kadr Naukowych w zakresie informacji dotyczących uprawnień do nadawania stopni naukowych oraz stopni i tytułów naukowych uzyskanych przez pracowników Uniwersytetu Gdańskiego,
3. Dział Zarządzania Kadrami w zakresie informacji (w ciągu 7 dni od ich uzyskania) o zatrudnieniu, ustaniu zatrudnienia lub zmianie danych nauczycieli akademickich, w tym:
   1. danych osobowych pracownika,
   2. informacji o uzyskanych stopniach i tytułach naukowych,
   3. informacji dotyczących zatrudnienia, w tym informacji o zgodzie Rektora na dodatkowe miejsce pracy,
   4. informacji o pełnionych funkcjach.

§ 5

1. Za masowy import danych nauczycieli akademickich, pracowników naukowych i studentów do systemu POL-on odpowiadają wg kompetencji Dział Zarządzania Kadrami i Dział Kształcenia.
2. Ośrodek Informatyczny UG udziela niezbędnego wsparcia merytorycznego i technicznego we wszystkich działaniach mających na celu prawidłową realizację zadań, o których mowa w ust. 1.

§ 6

Do danych Uniwersytetu Gdańskiego w systemie POL-on mają dostęp upoważnieni pracownicy jednostek organizacyjnych sporządzających sprawozdania i wykazy danych oraz Rektor, Prorektorzy, Dziekani wydziałów, Dyrektorzy jednostek międzywydziałowych, członkowie Senatu, Kanclerz, Kwestor, kierownicy Samodzielnej Sekcji ds. Audytu Wewnętrznego, Samodzielnej Sekcji Kontroli Wewnętrznej, Działu Analiz Ekonomicznych i Controllingu oraz inni pracownicy uczelni na pisemny wniosek zaakceptowany przez Rektora.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek