Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2012 roku, poz 572, ze zm.) oraz § 40 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:

§ 1

W załączniku nr 1 do zarządzenia nr 58/R/08 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 30 grudnia 2008 roku ze zm. w sprawie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim - Instrukcja postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim, wprowadza się następujące zmiany:

1)      pkt 2 ppkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) Załącznik nr 1 – „Wzór rocznego sprawozdania zbiorczego na podstawie prowadzonego przez wyznaczoną jednostkę organizacyjną Rejestru zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8”;

2)      w pkt 2. dodaje się ppkt 4) o brzmieniu:

„4) Załącznik nr 4 – "Wzór dokumentu potwierdzającego sposób ustalenia szacunkowej wartości zamówienia.”;

3)      w rozdziale 2. Zamówienia, których wartość wyrażona w PLN nie przekracza równowartości 14 000 euro:

a)      pkt 2.4.lit. c) otrzymuje brzmienie:

„c) Roboty budowlane i usługi związane z przygotowaniem inwestycji i remontów mogą być realizowane przez Centrum Inwestycji i Remontów Uniwersytetu Gdańskiego dla zamówień, których wartość wyrażona w PLN nie przekracza równowartości kwoty 14 000 Euro, stosując zasady opisane w podpunkcie od 2.2 do 2.4 niniejszej Instrukcji.”;

b)      pkt 2.5 otrzymuje brzmienie:

„2.5 Jednostka organizacyjna UG, której udzielono zgodę na realizowanie zamówienia, niezwłocznie zgłasza realizowane zamówienie do zarejestrowania w Rejestrze zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8 - prowadzonym przez właściwą dla niej Jednostkę organizacyjną – zgodnie z wykazem zawartym w Załączniku nr 1 do zarządzenia Rektora w sprawie ustalenia Wykazu Jednostek Organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy oraz zarządzenia nr 58/R/08 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 30 grudnia 2008 roku (z późniejszymi zmianami) w sprawie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim oraz przechowuje całą dokumentację związaną z niniejszym zamówieniem w szczególności wynikającą z podpunktu 2.3 i 2.4 przez okres 4 lat.

Okres przechowywania dokumentacji z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w ramach których dokonywany był zakup związany z projektami finansowanymi ze środków Unii Europejskiej i innych państw oraz organizacji międzynarodowych musi być co najmniej tożsamy z wytycznymi dotyczącymi archiwizacji zawartymi w dokumentach odpowiedniego programu lub instrukcjach dotyczących źródeł finansowania danego projektu albo w umowie o dofinansowanie, jednak okres ten nie może być krótszy niż 4 lata. Po okresie przechowywania dokumentacji w jednostkach organizacyjnych, zastosowanie ma Instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego.”;

4)      w rozdziale 3. Zamówienia i Konkursy o wartości wyrażonej w PLN równej i przekraczającej równowartość kwoty 14 000 euro, w punkcie 3.5 dodaje się zdanie: „Do wniosku o wszczęcie postępowania Wnioskodawca zobowiązany jest dołączyć dokument potwierdzający sposób ustalenia szacunkowej wartości zamówienia, podpisany przez osobę, która dokonała tego ustalenia - zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4 do Instrukcji.”;

5)   Rozdział 6 otrzymuje brzmienie:

„6. Obowiązki kierowników:

a)      wszystkich jednostek organizacyjnych UG:

-          wyznaczenie osoby lub osób odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentacji do postępowań przewidzianych w niniejszym zarządzeniu;

-          bieżące, niezwłoczne przekazywanie do zarejestrowania we właściwym Rejestrze zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8 - zamówień udzielonych przez daną jednostkę organizacyjną z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;

-          bieżące kontrolowanie przekazywania danych o udzielonych przez jednostkę zamówieniach publicznych do właściwego Rejestru zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8, co najmniej w zakresie terminowości i kompletności przekazywanych danych;

b)     jednostek organizacyjnych wskazanych w Wykazie jednostek organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy:

-          prowadzenie Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8 w wersji elektronicznej w Systemie Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego w zamieszczonym tam formularzu elektronicznym;

-          bieżące kontrolowanie prowadzonego w swojej jednostce organizacyjnej Rejestru zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8, co najmniej w zakresie prawidłowości prowadzenia i kompletności wprowadzanych danych;

-          zgrywanie na nośnik elektroniczny i archiwizowanie w formie papierowej (np. płyta CD, pendrive, dysk twardy, wydruk) Rejestru zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8, po zakończeniu roku kalendarzowego, którego on dotyczy;

-          przechowywanie (w formie papierowej oraz na nośniku elektronicznym) zakończonego Rejestru przez okres 4 lat. Okres przechowywania dokumentacji postępowań finansowanych z funduszy unijnych oraz innych źródeł zagranicznych, musi być co najmniej tożsamy z wytycznymi dotyczącymi archiwizacji wynikającymi z umowy o dofinansowanie kontraktu, wytycznych lub instrukcji dotyczących źródła finansowania, w ramach którego dokonywany jest zakup, jednak okres ten nie może być krótszy niż 4 lata;

-          coroczne sporządzanie na podstawie prowadzonego Rejestru sprawozdania zbiorczego – według wzoru określonego w załączniku nr 1 do Instrukcji i przekazywanie go do Działu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 10 lutego roku następującego po roku sprawozdawczym.”;

6)        załącznik nr 1 („Sprawozdanie zbiorcze na podstawie prowadzonego przez wyznaczoną jednostkę organizacyjną UG Rejestru zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy”) do Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w UG - otrzymuje brzmienie ustalone w załączniku do niniejszego zarządzenia;

7)        załącznik nr 3 („Wzór wniosku do Działu Zamówień Publicznych o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego”) do Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w UG - otrzymuje brzmienie ustalone w załączniku do niniejszego zarządzenia;

8)        do Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w UG dodaje się załącznik nr 4 („Wzór dokumentu potwierdzającego sposób ustalenia szacunkowej wartości zamówienia”).

§ 2

1.    Ustala się Wykaz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego zobowiązanych do prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8.

2.    Wykaz, o którym mowa w ust. 1 stanowi jednocześnie załącznik nr 5 do Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w UG.

3.    Kierowników Jednostek Organizacyjnych niewymienionych w Wykazie, prowadzących do tej pory Rejestry zamówień publicznych do 14.000 euro zobowiązuje się do zakończenia prowadzenia ww. rejestrów z dniem 31.12.2013 roku, i przekazania zbiorczych danych z tych rejestrów, uzupełnionych o dane o pozostałych zamówieniach podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu zgodnie z art. 98 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych udzielonych w 2013 r. właściwej jednostce organizacyjnej, która od 01.01.2014 roku będzie rejestrowała zamówienia udzielane w jednostce przekazującej – na formularzu, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, w terminie do 20.01.2014 roku.

4.    Kierowników Jednostek Organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 1 zobowiązuje się do scalenia danych przekazanych z jednostek podległych lub innych, dla których zgodnie z Wykazem zobowiązani będą od 01.01.2014 roku do prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8, z danymi zawartymi w prowadzonych dotychczas przez ich jednostki rejestrach zamówień publicznych do 14.000 euro, uzupełnienia ich o dane o pozostałych zamówieniach podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu zgodnie z art. 98 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych udzielonych w tej jednostce w 2013 roku (według stanu na dzień 31.12.2013 roku) oraz przekazania tak scalonych danych do Działu Zamówień Publicznych - na formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim, - w terminie do 10.02.2014 roku.

5.    Kierowników jednostek organizacyjnych wymienionych w Wykazie, od dnia 01.01.2014 roku, zobowiązuje się do:

1)      prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8 w wersji elektronicznej w Systemie Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego w zamieszczonym tam formularzu;

2)     corocznego sporządzania na podstawie prowadzonego Rejestru sprawozdania zbiorczego - według wzoru określonego w załączniku nr 1 do Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim i przekazywania go do Działu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 10 lutego roku następującego po roku sprawozdawczym.

6.        W celu wykonania obowiązku, o którym mowa w ust. 5, kierownik jednostki organizacyjnej wymienionej w Wykazie zobowiązany jest wyznaczyć osobę (zaleca się wyznaczenie dwóch osób celem zapewnienia ewentualnego zastępstwa), która w jego imieniu będzie prowadziła Rejestr w danej jednostce i przekazać tę informację do Działu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 10.01.2014 roku - celem umożliwienia przeszkolenia tej osoby w zakresie prowadzenia rejestru.

7.        Dział Zamówień Publicznych do dnia 31.01.2014 roku przeszkoli osoby zgłoszone zgodnie z ust. 3 w zakresie sposobu prowadzenia Rejestru.

§ 3

Tekst jednolity Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim uwzględniający zmiany wprowadzone niniejszym zarządzeniem oraz zarządzeniami Rektora: nr 43/R/12 z dnia 20 czerwca 2012 roku, nr 43/R/12 z dnia 20 czerwca 2012 roku, nr 37/R/11 z dnia 12 maja 2011 roku, nr 64/R/10 z dnia 6 sierpnia 2010 roku, nr 43/R/09 z dnia 3 września 2009 roku oraz bierze pod uwagę zmiany powszechnie obowiązujących aktów prawnych a także zmiany nazw jednostek organizacyjnych wynikających ze zmiany Regulaminu organizacyjnego administracji UG.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek