Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.) oraz § 40 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:

§ 1

1. W przypadku udzielania przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego zamówień publicznych, których wartość wyrażona w PLN nie przekracza równowartości 14 000 euro, finansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, zamówień tych należy udzielać zgodnie z aktualnymi  Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013, zatwierdzonymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego.
2. Stosując Wytyczne, o których mowa w ust. 1, należy w szczególności mieć na uwadze, że: za kwalifikowalne mogą być uznane jedynie wydatki:
   1. bezpośrednio związane z realizacją projektu, poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie zawartej z beneficjentem (w tym zgodne z zakresem projektu).
   2. efektywne, tj. wydatki zapewniające osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach.
3. Ciężar udowodnienia, że wydatek został poniesiony z zachowaniem osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach spoczywa na Kierowniku Projektu.
4. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu użyto skrótu „Pzp”, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113,poz. 759 z późn. zm./.

§ 2

1. Podstawą ustalenia wartości umowy, do której nie ma zastosowania ustawa Pzp jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez beneficjenta z należytą starannością.
2. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp, trybu przetargu zgodnie z Kodeksem cywilnym lub procedury rozeznania rynku, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
3. Zawarcie z dotychczasowym wykonawcą dodatkowych umów nieobjętych umową podstawową, a niezbędnych do jej prawidłowego wykonania, jest możliwe dla usług lub robót budowlanych, jeśli tych dodatkowych usług lub robót budowlanych nie można było wcześniej przewidzieć, a w przypadku postępowań realizowanych na podstawie ustawy Pzp – po spełnieniu co najmniej jednej z pozostałych przesłanek, określonych w art. 67 ust. 1 pkt 5 lit. a i b ustawy Pzp.

§ 3

1. W przypadku umów, których wartość przekracza kwotę 2000 zł, bez podatku od towarów i usług, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp oraz które nie zostały zawarte w drodze aukcji albo przetargu w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego,należy zgromadzić (o ile to możliwe) dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku poprzez przesłanie zapytań ofertowych (lub uzyskanie za pośrednictwem np. stron internetowych) do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, wskazujące, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej.
2. Jeżeli w przypadku, o którym mowa w ust. 1, rozeznanie rynku nie jest możliwe, należy wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku.
3. Wymóg rozeznania rynku nie ma zastosowania do indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.), w których uczestniczy nie więcej niż 5 pracowników Uniwersytetu. Szkolenia grupowe (tj. szkolenia zorganizowane w całości na zlecenie Uniwersytetu lub w których uczestniczy więcej niż 5 pracowników Uniwersytetu) są objęte wymogiem rozeznania rynku.
4. Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe (bądź wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej) wraz z otrzymanymi ofertami, czy też wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców.
5. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierającego datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie jest uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.

§ 4

1. W przypadku wkładu niepieniężnego w postaci nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy,  należy zgromadzić dokumenty potwierdzające, iż koszt pracy wolontariusza nie przekracza wynagrodzenia za dany rodzaj pracy w odniesieniu do warunków rynkowych.
2. Przez dokument potwierdzający wysokość wkładu niepieniężnego w postaci nieodpłatnej pracy wolontariuszy, należy rozumieć porozumienie pomiędzy wolontariuszem a korzystającym (określające zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń wolontariuszy) oraz karty prac wykonywanych przez poszczególnych wolontariuszy, potwierdzone przez pracodawcę (korzystającego z usług wolontariusza). Karta Pracy woluntariusza powinna zawierać co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko wolontariusza, datę świadczenia pracy, wymiar godzinowy, szacunkową wartość realizowanych zadań, zakres realizowanych zadań oraz uzasadnienie ich związku z projektem jak również uzasadnienie obliczenia ich wartości oraz podpis wolontariusza i pracodawcy.

§ 5

1. Z zastrzeżeniem postanowień § 6, Umowy, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp, należy zawierać w formie pisemnej w drodze aukcji albo przetargu, o których mowa w art. 701 – 705 Kodeksu cywilnego, (chyba że przepisy szczególne wymagają innego trybu i formy zawierania umowy) z uwzględnieniem zasad określonych w Komunikacie Komisji, w tym w szczególności zasady:

1. jawności - w szczególności rozumianej jako zamieszczenie ogłoszenia o przetargu (aukcji) w prasie lub w Internecie, w zależności od wartości i rodzaju zamówienia;decyzję o zakresie upowszechnienia informacji o planowanym zawarciu umowy podejmuje Kierownik Projektu; dodatkowo ogłoszenie powinno być zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego (UG);
2. niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia - w szczególności rozumianej jako zakaz zawierania w opisie postanowień mogących preferować konkretnych wykonawców oraz, w przypadku konieczności wskazania konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, obligatoryjne dopuszczenie rozwiązań równoważnych, ze wskazaniem na czym mają one polegać (jak równoważność ta będzie oceniana);
3. równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich - w szczególności rozumianej jako zakaz stawiania wymagań powodujących dyskryminację względem wykonawców z innych państw członkowskich; Zabronione jest m.in. stosowanie wymagań nakładających obowiązek:

- posiadania przez wykonawcę doświadczenia w wykonywaniu zamówienia w Polsce,

- posiadania przez wykonawcę doświadczenia w realizacji zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych. 

   d. wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem;

   e. odpowiednich terminów - w szczególności rozumianej jako wyznaczenie na składanie ofert terminów umożliwiających wykonawcom zapoznanie  się z opisem przedmiotu zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty;

   f. przejrzystego i obiektywnego podejścia - w szczególności rozumianej jako obowiązek wyłączania po stronie beneficjenta z przygotowania i prowadzenia przetargu osób, w stosunku do których zachodzą przesłanki analogiczne do określonych w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp.

2. Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej w drodze aukcji albo przetargu, o których mowa w art. 701 – 705 Kodeksu cywilnego nie będzie spełniony w przypadku wyboru wykonawcy w drodze przetargu zamkniętego (tj. przetargu niejawnego – ograniczonego do wybranego przez ogłaszającego przetarg kręgu podmiotów).

3. W przypadku, gdy zastosowano tryb wskazany w art. 701- 705 Kodeksu cywilnego, a następnie unieważniono postępowanie z powodu braku ofert, lub odrzucenia wszystkich ofert ze względu na niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, ponowne przeprowadzenie postępowania w ww. trybie nie jest wymagane. W takim przypadku  odstępując od zastosowania trybu wskazanego w art. 701- 705 Kodeksu cywilnego, należy przeprowadzić postępowanie z uwzględnieniem postanowień Podrozdziału 5.3 pkt 10 Wytycznych, o których  mowa w § 1 (wymóg rozeznania rynku), przy zachowaniu zasady efektywności oraz pod warunkiem braku istotnych zmian w pierwotnych warunkach zamówienia (w szczególności w zakresie przedmiotu zamówienia i sposobu jego realizacji).

§ 6

1. Umowy:

1. których przedmiot, obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 pkt 3 lit. e, g, h ustawy Pzp (niezależnie od wartości),   
2. które dotyczą zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp,należy zawierać w sposób efektywny, z uwzględnieniem wymogu rozeznania rynku, zachowując przy tym formę pisemną(z zastrzeżeniem postanowień § 7), chyba że odrębne przepisy wymagają innej formy szczególnej.

2. Umowy:

1. których przedmiot obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 pkt 1-2a, pkt 3 lit. a-b, f, i-l, pkt 4, 5-7, 10-12 ustawy Pzp,
2. o wartości nie przekraczającej kwoty 2000 zł bez podatku od towarów i usług,

należy zawierać w sposób efektywny zachowując przy tym formę pisemną (z zastrzeżeniem postanowień § 7), z wyłączeniem wymogu dokonania rozeznania rynku.

§ 7

1. Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej.
2. Przez umowy, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej rozumie się w szczególności umowy dotyczące form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia, studia, itp.), w przypadku których całkowity wydatek nie przekracza kwoty 5000 zł bez podatku od towarów i usług oraz inne umowy, których wartość nie przekracza kwoty 2000 zł bez podatku od towarów i usług.
3. W przypadku, o którym mowa wyżej należy uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcia umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Należy też potwierdzić zakres zamówienia, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia.
4. W przypadku szkoleń należy zachować program szkolenia (dopuszczalny jest wydruk z dokumentów w wersji elektronicznej).

§ 8

Kierownik projektu jest zobowiązany do udokumentowania przestrzegania wymogów, o których mowa w Wytycznych wskazanych w § 1 ust. 1 niniejszego zarządzenia, m.in. powinien przechowywać dokumenty związane z wyborem wykonawcy, np. zapytania ofertowe /ogłoszenia o przetargu, kopie ofert, dokumenty potwierdzające przeprowadzone rozeznanie rynku, umowy.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek