Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Studia podyplomowe tworzone są zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Gdańskim Regulaminem Studiów Podyplomowych.
2. Kursy dokształcające, zwane dalej „kursami”, tworzone są za zgodą rady wydziału lub rady studium.

§ 2

Studia podyplomowe oraz kursy działają w Uniwersytecie Gdańskim na zasadzie samofinansowania.

§ 3

1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
a) kalkulacja finansowa – czynności obliczeniowe, na podstawie których można ocenić ekonomiczną efektywność nowotworzonych studiów podyplomowych lub kursu,
b) kosztorys finansowy – dokument szczegółowo określający planowane przychody i koszty dotyczące studiów podyplomowych lub kursu,
c) sprawozdanie finansowe – dokument będący rozliczeniem finansowym z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu,
d) lista wypłat za godziny ponadwymiarowe – zestawienie imienne za zrealizowane przez nauczycieli akademickich pozostających w stosunku pracy z Uniwersytetem Gdańskim zajęcia dydaktyczne na studiach podyplomowych lub kursie,
e) umowa cywilno-prawna – umowa o dzieło lub umowa zlecenia za zajęcia dydaktyczne zrealizowane na studiach podyplomowych lub kursie przez osoby nie pozostające w stosunku pracy z Uniwersytetem Gdańskim,
f) polecenie wypłaty dodatku specjalnego – imienny wniosek wypłaty dodatku specjalnego za kierownictwo lub obsługę administracyjno-techniczną studiów podyplomowych lub kursu.

§ 4

1. Dla nowotworzonych w Uniwersytecie Gdańskim studiów podyplomowych oraz kursów sporządzana jest kalkulacja finansowa, zwana dalej „kalkulacją”.
2. Dla prowadzonych w Uniwersytecie Gdańskim studiów podyplomowych i kursów sporządzane są kosztorysy i sprawozdania finansowe, zwane dalej „kosztorysem” i „sprawozdaniem” oraz listy wypłat i dyspozycje wypłaty dodatku specjalnego.
3. Dla studiów podyplomowych i kursów uruchamianych od dnia 1 października 2008 roku dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządzane są wyłącznie według wzorów określonych w załącznikach nr 1-4 do niniejszego zarządzenia.
4. Kosztorys i sprawozdanie sporządzane są dla każdej kolejnej edycji studiów podyplomowych lub kursu.

§ 5

Kosztorys, sprawozdanie, listy wypłat i umowy cywilno-prawne za zrealizowane zajęcia dydaktyczne oraz polecenie wypłaty dodatku specjalnego za kierownictwo lub obsługę administracyjno-techniczną studiów podyplomowych lub kursu weryfikowane są formalnie i rachunkowo przez Biuro Analiz Ekonomicznych i Controllingu.

§ 6

1. Kalkulacja, kosztorys, sprawozdanie muszą być zaakceptowane przez dziekana wydziału lub dyrektora studium oraz kwestora i zatwierdzone przez prorektora odpowiedzialnego za sprawy finansów.
2. Lista wypłat i polecenie wypłaty dodatku specjalnego sporządzone przez kierownika studiów podyplomowych lub kursu muszą być zaakceptowane przez dziekana wydziału lub dyrektora studium i zatwierdzone przez rektora.

§ 7

1. Kalkulację, o której mowa w § 4 ust. 1, sporządza Biuro Analiz Ekonomicznych i Controllingu, na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej tworzącej studia podyplomowe lub kurs.
2. Do sporządzenia kalkulacji wnioskodawca przedstawia informacje określone w załączniku nr 6 do niniejszego zarządzenia .
3. Biuro Analiz Ekonomicznych i Controllingu przekazuje wnioskodawcy kalkulację studiów podyplomowych lub kursu w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, o których mowa w ust. 2.

§ 8

Kosztorys studiów podyplomowych lub kursu obejmuje: a) planowane przychody z tytułu opłat za usługi edukacyjne studentów i uczestników oraz z innych źródeł,
b) planowane koszty bezpośrednie,
c) odpisy od przychodów.

§ 9

1. Nie później niż 30 dni po rozpoczęciu zajęć dydaktycznych, kierownik studiów podyplomowych lub kursu zobowiązany jest dołączyć do wcześniej zatwierdzonego kosztorysu imienną listę studentów lub uczestników, stanowiącą podstawę ustalenia prawidłowości planowanych przychodów.
2. Planowane przychody, o których mowa w § 8, muszą uwzględniać ryzyko wynikające z:
a) podjęcia kształcenia przez mniejszą niż planowano liczbę studentów lub słuchaczy.
b) rezygnacji z kształcenia w trakcie trwania studiów podyplomowych lub kursu dokształcającego.

§ 10

1. Planowane koszty, o których mowa w § 8 ust. 1 lit. b i c, obejmują:
1) koszty bezpośrednie:
a) wynagrodzenia osobowe nauczycieli akademickich pozostających w stosunku pracy z uczelnią - wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe,
b) wynagrodzenia bezosobowe osób nie pozostających w stosunku pracy z uczelnią,
c) wynagrodzenie za kierowanie studiami podyplomowymi lub kursem - dodatek specjalny do 40% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego osoby kierującej,
d) wynagrodzenie za obsługę administracyjno-techniczną – dodatek specjalny do 40% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego danego pracownika,
e) pochodne od wynagrodzeń wymienionych w podpunktach a-d – z przeznaczeniem na ubezpieczenie społeczne, dodatkowe wynagrodzenie roczne, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
f) pozostałe koszty bezpośrednie (m.in. koszty usług, materiałów itp.) i wydatki na środki trwałe;
2) odpisy od przychodów:
a) odpis na pokrycie kosztów wydziałowych – 15 % od planowanych w danej edycji przychodów za studia podyplomowe lub kurs,
b) odpis na pokrycie kosztów ogólnouczelnianych – 30 % od planowanych w danej edycji przychodów za studia podyplomowe lub kurs.
2. W wyjątkowych przypadkach decyzję o obniżeniu odpisów, o których mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, podejmują odpowiednio:
a) dziekan lub dyrektor studium – w odniesieniu do odpisu na pokrycie kosztów wydziałowych,
b) prorektor odpowiedzialny za sprawy finansów – w odniesieniu do odpisu na pokrycie kosztów ogólnouczelnianych.

§ 11

1. Sprawozdanie obejmuje informacje, o których mowa w § 8 oraz rozliczenie zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu, w którym kwoty wykazane muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej,
2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, musi zawierać imienną listę uczestników studiów podyplomowych lub kursu, stanowiącą podstawę ustalenia wysokości uzyskanych przychodów.

§ 12

Nadwyżka przychodów nad kosztami stanowi rezerwę studiów podyplomowych lub kursu, z przeznaczeniem na zwiększenie przychodów kolejnej ich edycji, a po ich zakończeniu zwiększa zysk wydziału i uczelni proporcjonalnie do odpisów określonych w § 10 ust. 1 pkt 2.

§ 13

1. Ustala się następujące terminy przedkładania dokumentacji finansowej, o której mowa w niniejszym zarządzeniu:
a) kalkulacja dla nowotworzonych studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 3 miesiące przed planowaną datą ich uruchomienia,
b) kosztorys prowadzonych studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem kolejnej edycji,
c) sprawozdanie z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 2 miesiące po jej zakończeniu,
d) lista wypłat za godziny ponadwymiarowe nauczycieli akademickich i polecenia wypłaty dodatku specjalnego za kierownictwo oraz obsługę administracyjno-techniczną studiów podyplomowych – nie później niż do 7 dnia miesiąca poprzedzającego terminy wypłat wynagrodzenia.
2. Niedotrzymanie terminów, o których mowa w ust. 1 lit. a i b powoduje wstrzymanie procedury związanej z uruchomieniem lub prowadzeniem studiów podyplomowych lub kursu.
3. Nieprzedłożenie sprawozdania finansowego, o którym mowa w ust. 1 lit. c, uniemożliwia zatwierdzenie kosztorysu kolejnej edycji studiów podyplomowych lub kursu, a co za tym idzie – oznacza brak zgody na wydatkowanie środków finansowych z konta studiów podyplomowych lub kursu.

§ 14

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 czerwca 2008 roku.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
dr hab. Andrzej Ceynowa, prof. UG